20 个免费办公软件,把每天磨掉的那半小时省回来
找不到的文件、传不出去的附件、改一次日期就重画的甘特图——这 20 个免费软件把办公电脑配齐,大部分开源,装完当天就能感觉到区别。
办公室里最贵的不是软件,是每天被磨掉的那几十分钟——找不到的文件、传不出去的大附件、改一次日期就重画的甘特图、复制丢了的上一段话。
这 20 个都是免费的,大部分开源,凑一起差不多能把一台办公电脑配齐。不用一次装完,挑眼下最烦的那两三个先用着就行。
一、文档这一摊
LibreOffice——家里那台电脑只是偶尔改个 Word、算张表,为它买授权实在不值。Writer、Calc、Impress 一整套齐活,docx、xlsx、pptx 直接打开直接存,同事发来的文件能改,改完发回去对方也能开。
ONLYOFFICE——如果你被"格式跑版"坑怕了,选它。它把 docx、xlsx、pptx 当成自己的原生格式,不做中间转换,复杂表格和幻灯片动画的还原度明显更稳。界面也是熟悉的选项卡式,老 Office 用户几乎不用重新学。
PDF24 Creator——合并几个 PDF、删掉中间两页、压缩一下发出去。网上一搜全是在线工具,可公司的合同和报价单往别人服务器上传,心里总归不踏实。这个把几十种 PDF 操作搬到本地,文件不出本机,还不限数量不加水印。
Okular——看合同、审稿子光能打开不够,得能划重点、写批注。高亮、便签、手绘、图章一整套,而且批注默认单独存,不糟蹋原文件。顺带还能看 EPUB、CHM。
Calibre——存了几百本电子书,epub、mobi、azw3、pdf 混在一起,书名作者全是乱的。它自动补全封面作者,格式随便互转,还能一键推到 Kindle。
二、每天都要用的那几个小东西
Everything——这个我要重点说。Windows 自带搜索找个文件能转几分钟还找不到;它直接读硬盘的文件索引,敲第一个字就出结果,整盘几十万文件也是毫秒级。程序才一两 MB。装完第一次用基本都会愣一下:哦,原来搜索本来该是这样的。
Ditto——复制了一段话,又复制了下一段,前面那段就没了。它给剪贴板加了历史,一个快捷键调出列表,想贴哪条贴哪条。签名、地址、常用话术还能置顶,当成短语库使。
ShareX——截图要标注、要打码、还要发给同事,系统自带那个做完第一步就撒手了。它能把整条链路串起来:截完自动进编辑器加箭头打码,处理完自动上传、自动把链接复制到剪贴板。还能录屏和录 GIF,报 bug 比打字说得清楚。
PowerToys——微软自己出的补丁包。窗口拖过去自动吸附到格子里、一个快捷键呼出搜索框启动程序、右键批量改名、屏幕上任意文字直接 OCR 取出来。十几个小工具,哪个不需要就关掉。
PeaZip——收到个 rar 系统解不开;想加密打包发出去,免费工具又老弹广告让你买正式版。它能解 200 多种格式,支持加密和分卷,全程无广告。
AutoHotkey——稍微进阶一点,但值得。每天重复的那几十次操作,几行脚本就能绑到一个快捷键上。最实用的是文本展开:敲三个字母自动变成整段签名或邮件模板。
三、记东西、管资料
Obsidian——工作笔记越记越多却越来越难用:搜不到、串不起来、想不起当初记在哪。它让笔记之间互相双向链接,想法自然长成一张网。文件就是电脑上的 .md 文件夹,哪天不想用了,拿别的软件照样打开。
Joplin——比 Obsidian 更"稳妥"的那一款:笔记本地存、端到端加密、同步用哪家网盘自己选。怕厂商跑路、怕东西全在别人服务器上的,选它。
Zotero——要写报告、引资料的人会真香。浏览器上点一下,题名作者期刊连同 PDF 一起进库;在 Word 里插入引用,文末参考文献自动生成,换个引用格式全文一起变。
Freeplane——开会理思路、写方案前搭框架。回车加同级、Tab 加子级,全键盘就能把一整棵思路敲出来,开会现场记录跟得上。免费、节点不限量。
Notepad++——记事本打开几十兆的日志能卡到假死。它秒开、吃得下大文件,几十种语言语法高亮,改配置看日志都清爽。编码和换行一键转换,处理乱码文件特别实用。
四、协作、安全和排期
KeePassXC——几十个账号,密码要么全用同一个,要么记在便签和 Excel 里,哪种出事都是连锁的。它把所有密码放进本地一个加密文件,你只记一个主密码,数据库不上传任何服务器。
RustDesk——帮家里长辈或同事远程看个电脑问题,商业软件动不动提示"检测到商业用途"要收费。它开源免费,报个 ID 和密码就能连,速度不打折,还能把服务器架在自己这边。
Nextcloud Desktop——公司资料放公有网盘不放心,自己搭了 Nextcloud,就靠它把文件自动同步下来。选好文件夹,本地和服务器自动保持一致。
GanttProject——用 Excel 画甘特图,改一次日期就得重排一遍;买 MS Project 又太贵。它把任务、工期、依赖配好,前面一延后面自动跟着顺延,还能看谁被排满了。
先装哪几个
真要我挑,Everything、Ditto、PowerToys 这三个先装——都不用学,装完当天就能感觉到区别。文档那摊看你办公室的实际情况,和外部单位往来多就上 ONLYOFFICE,自己用 LibreOffice 足够。剩下的按需要慢慢加。
全部免费,大部分开源,点开上面任意一个名字就能看到详细介绍和下载地址。